Politique de confidentialité

En résumé...

Les données personnelles que nous collectons le sont :

avec votre consentement,
pour une raison ou des raisons bien précise.s.

Elles ne sont utilisées que pour l’utilisation/les utilisations à laquelle/auxquelles vous avez consenti.

Elles ne sont :

ni transmises,
ni vendues à d’autres organisations que Multi Groupe Conseil S.E.N.C. sans votre consentement explicite.

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de Multi Groupe Conseil S.E.N.C. (ci-après nommé « MGC ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels dans la gestion de ses activités. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous utilisons fréquemment le « nous » lorsque nous faisons référence à MGC.

Notre Politique s’applique peu importe de quelle manière nous recueillons vos renseignements personnels, que ce soit par exemple en personne, par téléphone, par courriel, par l’intermédiaire de notre site Web ou tout autre moyen de communication.

Dans certaines situations, nous pourrons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels au moment où nous recueillerons ceux-ci, qui s’ajouterait à cette Politique.

En acceptant notre Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’occasion de consulter celle-ci ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à notre Politique et aux formulaires de consentement complémentaires, le cas échéant.

Contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel: donnees@multigroupeconseil.org

À l’attention de: Responsable de la protection des renseignements personnels

Par la poste: 770 boul des Récollets - Suite 260, Trois-Rivières (Québec) G8Z 3W2

À l’attention de: Responsable de la protection des renseignements personnels

Renseignements personnels recueillis et utilisation

Dans le cadre de nos activités courantes :

Nous traitons, utilisons, communiquons (à l’interne) et conservons les renseignements personnels de nos clients, fournisseurs, prospects et toute autre personne entrée en contact avec nous afin, notamment, mais sans s’y limiter, d’administrer nos activités. Ces activités sont par exemple l’accomplissement de mandats confiés par nos clients, les coordonnées d’une personne afin de lui envoyer un estimé ou de l’information sur nos services.

Les renseignements personnels ainsi recueillis peuvent être : adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone, nom et prénom, nom de l’organisation, nombre d’employés, âge et année de naissance, sexe, titre/fonction, et certains renseignements notamment sur la constitution d’une organisation (date de création, forme juridique). Puisque nous produisons des déclarations d’impôts également pour les particuliers, nous pourrions recueillir numéro d’assurance sociale, composition du foyer, nom et prénom des membres du foyer. D’autres éléments non-énumérés dans la phrase précédente pourraient être demandés, afin de pouvoir mieux répondre aux besoins de la personne et/ou de son organisation.

Dans le cadre de l’utilisation du site Web de MGC (www.multigroupeconseil.org) :

Nous traitons, utilisons, communiquons (à l’interne) et conservons les ren-seignements personnels des utilisateurs du site Internet de MGC afin, notamment, mais sans s’y limiter, d’analyser le trafic du site Internet de MGC. Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre endroit aux moyens de l’utilisation de témoins de connexion (cookies).

Vous pouvez activer ces technologies en acceptant les témoins de connexion servant à l’identification, au profilage ou à la localisation sur la bannière pertinente figurant sur notre site Web.

Les renseignements personnels ainsi recueillis sont, notamment, mais sans s’y limiter: données de navigation, adresse IP et type de navigateur, données démographiques fournies par la plateforme de création de sites internet Wix.

Dans le cadre de l’utilisation de la Page Facebook de MGC :

Nous traitons, utilisons, communiquons (à l’interne) et conservons les renseignements personnels des utilisateurs de la Page Facebook de MGC afin, notamment, mais sans s’y limiter, d’analyser le trafic de la Page Facebook. Les renseignements personnels ainsi recueillis sont, notamment, mais sans s’y limiter: données de navigation, données démographiques.

Dans le cadre de la création d’un compte utilisateur sur notre site Web ou de l’abonnement à une de nos listes de distribution:

Nous traitons, utilisons, communiquons (à l’interne) et conservons les renseignements personnels des utilisateurs qui choisissent de se créer un compte utilisateur ou de s’abonner à une liste de distribution de MGC afin, notamment, mais sans s’y limiter, de produire et de leur envoyer des informations ponctuelles, promotions, infolettres, et des messages électroniques commerciaux.

Les renseignements personnels ainsi recueillis par la plateforme Wix sont: adresse courriel, mot de passe, nom et prénom, numéro de téléphone, adresse postale.

Accès à vos renseignements personnels

À l’interne

À MGC, les associés ayant nécessairement besoin d’accéder à vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions auront accès à vos renseignements personnels, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins auxquelles vous avez consenties. Toutefois, MGC ne comptant aucun employé, certains prestataires de services (formateurs) sont considérés comme faisant partie de l’entreprise et ont accès à vos renseignements personnels dans l’exercice de leur fonction. Par exemple, les formateurs ont accès à vos nom, prénom, titre/fonction, organisation, adresse courriel et numéro de téléphone afin de pouvoir mieux orienter leurs formations et vous contacter pour l’envoi de documents de cours, par exemple.

Prestataires de services externes

Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services et à d’autres tiers auxquels nous faisons appel pour soutenir nos activités. À cet effet, voici les tiers et les catégories de renseignements personnels qui sont susceptibles d’être transmis:

Consultant informatique: techniciens Microsoft (pour l’administration des comptes Microsoft 365), autre prestataire (à définir selon les besoins) pour l’entretien et la maintenance des appareils informatiques et technologiques

-> Tout renseignement personnel pouvant être recueilli par MGC ou ses prestataires.

Durée de conservation des renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou de conservation de l’information ou de dossiers, soit pendant 7 ans.

Vous comprenez que votre consentement est donc valide pour cette durée, à moins que vous exerciez votre droit de retirer votre consentement, le tout avec les conséquences qu’une telle demande comporte, comme décrit ci-dessous.

Lieux de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont actuellement détenus de façon virtuelle sur les serveurs de MGC ou de ses prestataires de services.

Certains de vos renseignements personnels sont aussi archivés et conservés sur papier à notre siège social, ainsi qu’aux lieux de travail des personnes travaillant à la demande de MGC.

Mesures prises

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez où nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Vos droits à l'égard de vos renseignements personnels

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Plus particulièrement, vous disposez des droits suivants:

Accès à vos renseignements personnels :

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet.

Portabilité

À compter du 22 septembre 2024, vous pourrez nous demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous pourrez demander une copie des renseignements personnels que vous nous aurez fournis en en faisant la demande au responsable de la protection des renseignements personnels.

Modalités pour l'exercice de vos droits

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant en début de politique.

Modalité pour formuler une plainte

MGC prend très au sérieux les demandes, plaintes et commentaires sur la façon dont vos renseignements personnels sont traités. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels ainsi qu’à toute loi applicable.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en remplissant le formulaire accessible ici. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels avant d’entreprendre une telle procédure.

Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet, aux pages ou aux applications de tiers accessibles par l’intermédiaire de nos services. Nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers, qui ont probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels.

Ces tiers comprennent par exemple : les fournisseurs de contenu, les fournisseurs de publicité, les entreprises de mesure d’audience ou encore les services de réseautage social (Google, Facebook, etc.). Ces derniers peuvent recueillir des renseignements concernant l’utilisation des services de MGC par l’intermédiaire d’utilisation de témoins, de balises Web et d’autres technologies. Ces renseignements peuvent être recueillis et combinés avec différents services en ligne et permettent de présenter des offres fondées sur vos intérêts pour offrir divers services (publicité ciblée, connexion ou fonctionnalité). Ces technologies et les renseignements recueillis peuvent également être utilisés sur tous les types d’appareils.

L’utilisation de témoins tiers n’est pas couverte par cette politique de confidentialité puisque ces tiers sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité.

Mise à jour de la Politique

MGC peut, à seule discrétion, modifier la Politique.

Avant d’entrer en vigueur, les modifications envisagées seront diffusées dans notre infolettre. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue et seront mises à disposition sur le site Internet de MGC.

Politique créée en novembre 2023.